第1条 目的

本規定は、一般社団法人長野県宅地建物取引業協会（以下「本会」という。）が有する個人情報について、本会の個人情報保護方針に基づく適正な保護の実現を目的とするものである。

第2条 定義

本規定で定義する用語は、次の各号に定めるところによる。

1. 個人情報　生存する個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
2. 個人情報データベース等　個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
   • イ　特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
   • ロ　電子計算機を用いていない場合であっても、紙面で処理した個人情報を一定の規則（例えば、五十音順、年月日順等）に従って整理・分類することにより、特定の個人情報を容易に検索することができるよう、目次、検索、符号等を付し、他人によっても容易に検索可能な状態に置いているもの。
3. 個人データ　個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
4. 保有個人データ　本会が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データであって、個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号）第2条第5項の「保有個人データ」をいう。
5. 本人　個人情報によって識別される特定の個人をいう。

第3条 個人情報の取扱いの原則

1. 個人情報の取得は適正かつ公正な手段によって行い、その取扱いにあたっては、利用目的を明確に定め、目的の達成に必要な本会事業活動の範囲内で取り扱うこととする。
2. あらかじめ明確に定めた利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合は、本人の同意を得ることとする。
3. 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データは正確かつ最新の内容に保つよう努めることとする。
4. 業務上必要な期間を経過した後は、廃棄または消去を行うこととする。
5. 個人情報管理責任者は、所管する個人情報について適正な保存期間を設定することとする。
6. 取扱う個人データの漏えい、滅失または棄損の防止、その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずることとする。
7. 本会において個人データを取扱う業務に従事する者は、本規定並びに法令に従い、個人データの保護、秘密保持に努めることとする。

第4条 適用範囲

本規定は、本会において処理される全ての個人情報、個人データ及び保有個人データの取扱いについて定めるものとし、本会の業務に従事する全ての従業者（役職員、パート職員、アルバイト職員、契約社員を含む、以上同じ。）に対してこれを適用することとする。

第5条 取得に際しての利用目的の通知等

1. 個人情報を取得した場合には、あらかじめその利用目的を公表している場合及び取得の状況から見て利用目的が明らかであると認められる場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し、または公表することとする。
2. 前項の規定にかかわらず、本人から直接書面（電子文書含む）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示することとする。
3. あらかじめ通知あるいは公表した個人情報の利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知または公表することとする。

第6条 第三者への提供

個人情報を第三者に提供してはならない。但し、次の各号いずれかに該当する場合は、この限りではない。

1. あらかじめ、本人の同意がある場合。
2. 利用目的の達成に必要な範囲内において、業務委託先等に個人情報を提供する場合。
3. あらかじめ、利用目的・個人データ項目・提供先等について本人に通知されまたは公表等が行われている場合。
4. 法令により提供が義務付けられている場合。その他公共の利益のため提供する必要がある場合。

第7条 従業者の監督

従業者に個人データを取り扱わせるにあたっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行うこととする。

第8条 委託先の監督

個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合は、当該個人データの安全管理が図られるよう、十分な個人データの保護水準を有する者を選定し、個人データに関する安全管理、取扱い状況の確認及び事故が発生した際の責任範囲を明確にする等、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うこととする。

第9条 本人からの開示等の請求に対する対応

1. 当該個人本人から自己の情報について、開示、訂正等の請求があった場合、その請求内容が正当と認められるときには、本人である事を確認の上、合理的な期間内にこれに応じることとする。
2. 前項の開示、訂正及び利用停止等の請求に際しては、本会が定めた所定の様式を使用することとする。
3. 本会が、本条第1項の開示及び全ての保有個人データの利用目的の通知を求められた場合、1請求につき手数料500円を徴収することとする。

第10条 個人情報の保管・廃棄等

個人情報の保管、閲覧、廃棄等については、適正に行われなければならない。

1. 個人情報管理担当者は、第3条5項の規定等により定められた個人情報の保存期間を遵守し、期間経過の個人情報を適正に廃棄または消去することとする。

第11条 個人情報保護管理体制

1. 個人情報管理最高統括責任者を会長とし、別表1の通り個人情報管理体制を定める。
2. 個人情報管理最高統括責任者は本会が扱う個人情報の適切な管理と漏えい防止に努め、個人情報管理責任者を指揮し統括する。
3. 個人情報管理責任者は、所管業務における個人情報管理について責任を負い、当該所管業務にかかる個人情報管理指導者及び担当職員に対し、この規定に定められた遵守事項等の指導・徹底に努める。
4. 個人情報管理指導者は、所管する組織内の個人情報管理についての第一次責任者とし、個人情報管理担当者ならびに職員に対し、この規定に定められた遵守事項等の指導・徹底に努める。
5. 個人情報管理担当者ならびに職員は、個人情報管理最高統括責任者、個人情報保護管理責任者及び個人情報管理指導者の指導・監督の下、個人情報保護法ならびに本会個人情報保護規定の遵守に努め、本会の業務を適法かつ適正に行う。

第12条 規則の改廃

この規定を変更または廃止しようとする場合は、理事会の承認を得なければならない。

1.個人情報の取得

本会は、入会申込書、宅地建物取引業者名簿、登記簿、その他の名簿等により本会会員の個人情報（氏名、生年月日等により当該個人を識別できるもの）を取得します。個人情報の取得にあたっては、適法かつ適正な方法により取得します。

2.個人情報の利用目的

取得した個人情報については、次の目的に使用します。

1. 会員宛配布物、各種斡旋案内の送付
2. 研修会等の案内の送付、送信
3. 当協会が運営するインターネットサイトへの掲載を含む会員名簿への掲載（免許証番号、商号又は名称、代表者氏名、事務所所在地、電話番号、FAX番号、専任取引主任者氏名）
4. 会員であることの照会に対する回答
5. その他、当協会の業務の遂行にあたり会員情報の使用が必要な場合

3.取得した個人情報の安全性の確保

取得した個人情報について、適切な安全管理措置を講じることにより、個人情報の漏えい、紛失、毀損等を防止することに努めます。

4.目的外利用、第三者提供の禁止

法令に基づく場合など正当な理由がある場合を除き、本人の同意を得ることなく、個人情報を利用目的以外に利用したり、第三者提供を行うことはありません。

5.委託先の監督

個人情報の取扱いを委託する場合は、委託先の個人情報の保護措置について調査し、個人情報の取扱いに関する安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

6.「個人情報の保護に関する法律」第29条に基づく開示等の請求先

（公社）長野県宅地建物取引業協会　事務局